AHC en AVG


Register verwerkingen

Om aantoonbaar te kunnen voldoen aan die wettelijke plicht, moet je eerst weten welke persoonsgegevens nu precies worden verwerkt, van wie en vooral ook waarom. Met het aantal leden (nu 1200), personen op de wachtlijst (600) en zeer veel vrijwilligers kun je je voorstellen dat dat veel gegevens zijn. Van een organisatie wordt verwacht dat de omvang van die persoonsgegevens minimaal is. Extra persoonsgegevens verzamelen omdat het wel handig is om die te hebben is wettelijk niet toegestaan en dus strafbaar. 

Toegang, verstrekken, bewaren
Ook moet helder zijn wie er allemaal toegang hebben tot die gegevens, of die gegevens ook aan anderen worden verstrekt en zo ja aan wie. Je moet weten hoe lang ze bewaard worden. Als iemand geen lid (meer) is, ben je als vereniging strafbaar als je gegevens na een door de wet bepaalde periode nog in je administratie hebt staan. 

Overeenkomsten en datalek
Als onbevoegden toegang hebben tot de persoonsgegevens doordat een spreekt men over een datalek. Zoiets kan ernstige gevolgen hebben voor de betreffende personen. Omdat de vereniging verantwoordelijk is als er iets mis gaat (dus ook als voor de verwerking gebruik gemaakt wordt van diensten of voorzieningen van andere organisaties zoals LISA of ClubCollect) is het zaak om hele goede afspraken te maken. Maar goede afspraken moeten ook worden gemaakt met vrijwilligers die toegang hebben tot de persoonsgegevens. 

Privacyverklaring
Belangrijk artikel in de nieuwe privacywetgeving is artikel 13 waarin staat dat de betrokkene inzicht heeft in de wijze waarop met zijn of haar gegevens wordt omgegaan. Dat inzicht wordt gegeven met een privacyverklaring of privacystatement. Het spreekt van zelf dat een  dergelijke verklaring alleen van waarde, als hij in overeenstemming is met de feitelijke situatie. 

En wat nu als de zaak niet op orde is? 
Dan loop je als vereniging een heel groot risico. Er kan een forse boete worden opgelegd, maar de toezichthouder kan de vereniging ook verbieden om persoonsgegevens te verwerken totdat de zaak wel in orde is. Een aantal verenigingen is inmiddels zover dat ze hun (potentiële) leden en vrijwilligers middels een privacyverklaring informeert over de genomen maatregelen. Belangrijk voor AHC IJburg is, op zich daar op de kortst mogelijke termijn bij aan te sluiten.